Zasady „Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego”

§ 1.
Ilekroć w niniejszych Zasadach mowa jest o:

1. Olsztyńskim Budżecie Obywatelskim – należy przez to rozumieć proces konsultacji społecznych mających na celu włączenie mieszkańców/mieszkanki w decydowanie o wydatkowaniu określonej części budżetu Miasta Olsztyna na zadania możliwe do zrealizowania w ciągu jednego roku i wskazane przez mieszkańców/mieszkanki w trybie niniejszych Zasad,
2. mieszkańcu/mieszkance Olsztyna – rozumie się przez to każdą osobę, która zamieszkuje na terenie miasta Olsztyna,
3. katalogu zadań własnych i zleconych gminy i powiatu – rozumie się przez to zadania wymienione w art. 7 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz.U. z 2013r. Poz. 594 z późn. zm.) oraz w art. 4 ustawy z dnia 5. czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2013r. poz. 595 z późn. zm.),
4. projekcie osiedlowym – rozumie się przez to projekt prowadzący do zaspokojenia potrzeb mieszkańców danego osiedla,
5. projekcie zintegrowanym - rozumie się przez to projekt prowadzący do zaspokojenia potrzeb mieszkańców więcej niż jednego osiedla,
6. organizacjach pozarządowych – rozumie się podmioty wymienione w art. 3 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o pożytku publicznym i wolontariacie ( Dz.U.2010. Nr 234. poz. 1536 z późn. zm.).

§ 2.

1. W celu prawidłowego wdrażania Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego Prezydent Olsztyna powołuje Zespół Koordynujący.
2. W skład Zespołu Koordynującego wchodzi:
   • trzech przedstawicieli Prezydenta,
   • trzech mieszkańców Olsztyna wybranych w drodze losowania spośród nieograniczonej liczby zgłoszonych kandydatów i kandydatek (niebędących radnymi miejskimi lub osiedlowymi, a także pracownikami Urzędu Miasta Olsztyna)
   • trzech radnych Rady Miasta Olsztyna,
   • trzech przedstawicieli organizacji pozarządowych.
3. Losowanie radnych Rady Miasta Olsztyna przeprowadza kolegium Rady Miasta.
4. Losowanie przedstawicieli organizacji pozarządowych przeprowadza Rada Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna.
5. Losowanie przedstawicieli/lek mieszkańców Olsztyna przeprowadza komisja powołana przez Prezydenta Olsztyna.
6. Z przeprowadzonych losowań sporządza się protokoły, które upublicznia się na stronach www.obo.olsztyn.eu.
7. Pierwsze posiedzenie Zespołu zwołuje Prezydent Olsztyna.
8. Zespół na pierwszym posiedzeniu wybiera ze swojego składu przewodniczącego/przewodniczącą oraz wiceprzewodniczącego/wiceprzewodniczącą zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej 1 osoby z każdej grupy. Uwzględniając reprezentatywność grup przewodniczący/ąca oraz wiceprzewodniczący/wiceprzewodnicząca nie mogą być z tej samej grupy.
9. Do zadań Przewodniczącego/Przewodniczącej Zespołu należy:
   • kierowanie pracą Zespołu,
   • ustalenie terminów posiedzeń Zespołu.

§ 3.

1. Zadaniem Zespołu Koordynującego jest dbanie o prawidłowy przebieg konsultacji społecznych, zgodny z niniejszymi Zasadami, w tym w szczególności:
   • nadzór na harmonogramem OBO 2017,
   • nadzór nad prawidłowym powoływaniem zespołów i grup roboczych uczestniczących w procesie OBO 2017,
   • nadzór nad prawidłowym przebiegiem głosowania OBO 2017,
   • udział w promowaniu idei OBO 2017,
   • udział w weryfikacji formalnej i merytorycznej wniosków do  OBO 2017,
   • rozpatrywanie odwołań od negatywnej weryfikacji wniosków,
   • przyjęcie projektu karty do głosowania, w formie decyzji,
   • zatwierdzenie listy wniosków do głosowania, w formie decyzji,
   • zatwierdzenie wyników z głosowania, w formie decyzji i przekazanie ich do Biura Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego celem opublikowania,
   • przedstawiciele ZK uczestniczą w kampanii informacyjno – edukacyjnej.
2. Członkowie i członkinie Zespołu Koordynującego wykonują swoją pracę nieodpłatnie.
3. Decyzje Zespołu Koordynującego, podejmowane są w formie głosowania i zapadają zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej 1 osoby z każdej grupy. W przypadku równej liczby głosów, decyduje głos Przewodniczącego/Przewodniczącej.
4. Zespół Koordynujący podejmuje decyzje dotyczące IV edycji Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego w sprawach nieujętych w niniejszych Zasadach.
5. Obsługę organizacyjną i techniczną pracy Zespołu wraz z obsługą dokumentów zapewnia Biuro Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego.
6. Do zadań Biura Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego należy m.in :
   • koordynacja akcji informacyjno – edukacyjnej edycji OBO 2017,
   • upublicznianie protokołów z posiedzeń Zespołu po zatwierdzeniu, na stronie www.obo.olsztyn.eu. ,
   • upublicznianie wyników weryfikacji projektów na stronie www.obo.olsztyn.eu.

§ 4.

Rada Partycypacyjna

W celu wsparcia i promocji Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego powołuje się Radę Partycypacyjną.

§ 5.
Radę partycypacyjną tworzą przedstawiciele wszystkich 23 olsztyńskich osiedli,

1. Przedstawicieli zgłaszają przewodniczący poszczególnych olsztyńskich osiedli,

§ 6.
Do zadań Rady należy w szczególności:

1. Wspieranie procesu przeprowadzania budżetu partycypacyjnego, w szczególności poprzez działania konsultacyjno-doradcze oraz reprezentacyjne,
2. Inicjowanie spotkań deliberacyjnych w osiedlach,
3. Udział w kampanii edukacyjno – informacyjnej,
4. Zorganizowanie punktów do głosowania w siedzibach rad osiedli,
5. Udział przedstawiciela Rady w pracach Zespołu Koordynujacego, z głosem doradczym,
6. Udział w pracach nad weryfikacją formalną i merytoryczną wniosków do głosowania,
7. Konsultowanie i opiniowanie realizacji procesu budżetu partycypacyjnego na każdym jego etapie,
8. Udział w ewaluacji procesu budżetu obywatelskiego,
9. Opiniowanie wyników ewaluacji i monitoringu procesu budżetu partycypacyjnego,
10. Podejmowanie działań zmierzających do rozwoju budżetu partycypacyjnego,
11. Opieka nad projektami złożonymi do realizacji aż do czasu ich wykonania.

§ 7.
Rada, w składzie powołanym przez Prezydenta Miasta Olsztyna działa do 31 grudnia 2017 roku.

§ 8.

Zgłaszanie projektów

Propozycję projektu do zrealizowania w ramach budżetu obywatelskiego może zgłosić:

1. Każdy mieszkaniec/mieszkanka Olsztyna, który ukończył 13 rok życia,
2. Organizacja pozarządowa posiadająca siedzibę na terenie Olsztyna.

§ 9.

1. Formularz zgłoszenia projektu dostępny jest w Biurze Obsługi Klienta Urzędu Miasta i na stronie internetowej: www.obo.olsztyn.eu,
2. Projekty mogą dotyczyć wszystkich spraw, które mieszczą się w katalogu zadań własnych
   i zleconych gminy i powiatu.
3. Wypełnione formularze można złożyć:
   • w Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta. Pl. Jana Pawła II 1,
   • w Punkcie Obsługi Mieszkańców zlokalizowanym w Galerii Warmińskiej przy ul. J. Tuwima 26,
   • w siedzibach Rad Osiedli,
   • w Olsztyńskim Centrum Organizacji Pozarządowych, ul. T. Szewczenki 1
   • listownie na adres: Biuro Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego, Urząd Miasta, Plac Jana Pawła II 1 10-101 Olsztyn z dopiskiem „Olsztyński Budżet Obywatelski”,
   • poprzez elektroniczną Skrzynkę Urzędu Miasta Olsztyna na platformie E-puap.
   • oraz we wszystkich ruchomych punktach, organizowanych w ramach kampanii informacyjno-edukacyjnej.
4. W celu usprawnienia procesu zgłaszania projektów, zgłaszający mogą skorzystać z pomocy punktów informacyjno-konsultacyjnych organizowanych przez Urząd Miasta Olsztyna.
5. Złożony projekt nie może przekraczać limitu środków przeznaczonych na realizację zadań
   w danym roku.

§ 10.

Weryfikacja zgłoszonych projektów

1. Weryfikacji formalnej zgłoszonych projektów dokonuje zespół roboczy, złożony
   z przedstawicieli właściwych  jednostek Urzędu Miasta Olsztyna z udziałem przedstawicieli Zespołu Koordynującego oraz Rady Partycypacyjnej.
2. Weryfikacji formalnej podlega:
   • złożenie projektu w terminie określonym w załączniku nr 2 do Zarządzenia Prezydenta nr ...
   • złożenie projektu na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr Zarządzenia Prezydenta nr ....
   • potwierdzenie wniosku 10 podpisami mieszkańców/mieszkanek Olsztyna
   • prawidłowe wypełnienie formularza wniosku,
   • prawidłowe określenie zasięgu oddziaływania projektu - osiedlowy/zintegrowany
3. Weryfikacji merytorycznej podlega:
   • koszt rzeczywisty projektu przedstawionego we wniosku,
   • zgodność projektu z planami zagospodarowania przestrzennego i dokumentami planistycznymi,
   • położenie projektu (zawartego we wniosku) na gruntach gminnych,
   • realizacja projektu (zawartego we wniosku) na rzecz mieszkańców Gminy Olsztyn,
   • czas realizacji możliwy do wykonania w ciągu jednego roku,
   • ewentualne koszty generowane przez projekt w latach następnych,
   • zgodność projektu (zawartego we wniosku) z katalogiem zadań własnych gminy,
4. Odrzucone zostaną wnioski zawierające projekty inwestycji zaplanowanych wcześniej przez gminę Olsztyn oraz generujące wysokie koszty utrzymania w latach następnych.
5. W przypadku, gdy złożony formularz wniosku jest niekompletny lub wymaga wniesienia uzupełnień lub poprawek, Biuro Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego, w terminie 7 dni od dokonania oceny formalnej informuje wnioskodawcę o konieczności uzupełnienia lub modyfikacji wniosku.
6. Wnioski, które nie zostały uzupełnione w terminie 7 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy pozostawia się bez rozpatrzenia.
7. Wnioskodawcy, którego wniosek został negatywnie zweryfikowany, przysługuje prawo odwołania się do Zespołu Koordynującego w terminie 7 dni od powiadomienia wnioskodawcy o negatywnej weryfikacji wniosku wraz z uzasadnieniem odrzucenia.
8. Lista zweryfikowanych projektów przedstawiana jest Zespołowi Koordynującemu w celu zatwierdzenia.
9. W zakres zgłoszonego projektu, w tym zmiany dotyczące propozycji lokalizacji lub łączenia zadań może ingerować zespół roboczy złożony z przedstawicieli właściwych jednostek Urzędu Miasta Olsztyna za zgodą autorów projektów przed ogłoszeniem listy projektów poddanych pod głosowanie.
10. W przypadku zgłoszenia dwóch lub więcej projektów dotyczących tego samego zadania Przewodniczący/Przewodnicząca Zespołu Koordynującego informuje o tym wnioskodawców za pośrednictwem Biura Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego, w celu umożliwienia połączenia ich w jeden projekt.
11. Pozytywnie zweryfikowane projekty oraz projekty negatywnie zweryfikowane wraz z uzasadnieniem publikowane są na stronie internetowej www.obo.olsztyn.eu,  nie później niż w terminie 7 dni przed rozpoczęciem głosowania.

§ 11.

Spotkania z mieszkańcami/mieszkankami

1. Publiczne dyskusje są częścią akcji informacyjno-edukacyjnej, mającej na celu podniesienie świadomości w zakresie zaspokajania wspólnych potrzeb. Dyskusje przeprowadza się przy współpracy Rady Partycypacyjnej przed lub w trakcie składania wniosków.
2. Po zakończonym procesie weryfikacji wniosków projekty zostaną przedstawione mieszkańcom poszczególnych osiedli na kolejnych spotkaniach. W czasie spotkań należy umożliwić przedstawianie wniosków przez samych wnioskodawców.
3. Celem spotkań po weryfikacji projektów jest prezentacja wniosków oraz dyskusja nad nimi.
4. Spotkania mogą być organizowane również przez wnioskodawców, którzy zgłosili własne projekty.

§ 12.

Wybór projektów

1. Mieszkańcy i mieszkanki, którzy ukończyli 15 rok życia wybierają projekty do realizacji poprzez głosowanie.
2. Podczas głosowania należy udostępnić głosującym pełne opisy wszystkich projektów. Opisy projektów będą znajdować się również na stronie internetowej:  www.obo.olsztyn.eu.
3. Głosowanie odbywa się drogą elektroniczną na stronie www.obo.olsztyn.eu oraz poprzez wypełnione kolejno ponumerowane karty do głosowania.
4. Na czas głosowania udostępnione będą punkty z dostępem do Internetu oraz punkty do głosowania za pomocą kolejno ponumerowanych kart do głosowania. Lista punktów oraz terminy głosowania będą udostępnione na stronie www.obo.olsztyn.eu.

§ 13.

1. Głosujący może oddać jeden głos na projekt zintegrowany i jeden głos na projekt osiedlowy.

§ 14.

1.  Obliczanie wyniku głosowania polega na zsumowaniu głosów oddanych na każdy
   z projektów. Nad prawidłowością liczenia głosów czuwa Zespół Koordynujący oraz Rada Partycypacyjna.
2. W wypadku, gdy koszt projektu osiedlowego, który uzyskał największą liczbę głosów nie wyczerpuje limitu środków na rok bieżący, do realizacji skierowane zostaną następne w kolejności ilości przyznanych głosów projekty, mieszczące się w limicie pozostałych środków. 
3. Jeżeli wartość kolejnego, zakwalifikowanego do realizacji projektu z puli projektów zintegrowanych przekracza wysokość środków pozostałych do rozdysponowania, środki te przesuwa się na dofinansowanie projektów osiedlowych, które uzyskały największą liczbę głosów i nie zakwalifikowały się do realizacji w głosowaniach osiedlowych. W przypadku projektów, które uzyskały równą liczbę głosów rozstrzygnięcie nastąpi w drodze zaopiniowania przez Radę Partycypacyjną.
4. W przypadku niewystarczającej ilości pozostałych środków na sfinansowanie kolejnego pod względem ilości głosów zadania, pozostałe środki nie będą rozdysponowane w ramach OBO, ale pozostaną w dyspozycji danej Rady Osiedla.
5. Informacja o wynikach głosowania podawana jest na stronie www.obo.olsztyn.eu.