§1. Zasady

Ilekroć w niniejszych Zasadach mowa jest o:

1. Olsztyńskim Budżecie Obywatelskim (OBO) – należy przez to rozumieć proces konsultacji społecznych mających na celu włączenie mieszkańców w decydowanie o wydatkowaniu określonej części budżetu Miasta Olsztyna na zadania możliwe do zrealizowania w określonym niniejszymi Zasadami okresie i wskazane przez mieszkańców/mieszkanki w trybie niniejszych Zasad,
2. 2. mieszkańcu/mieszkance Olsztyna – rozumie się przez to każdą osobę, która zamieszkuje na terenie miasta Olsztyna,
3. katalogu zadań własnych i zleconych gminy i powiatu – rozumie się przez to zadania wymienione w art. 7 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013r. Poz. 594 z późn. zm.) oraz w art. 4 ustawy z dnia 5. czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2013r. poz. 595 z późn. zm.),
4. projekcie osiedlowym – rozumie się przez to projekt prowadzący do zaspokojenia potrzeb mieszkańców danego osiedla,
5. projekcie zintegrowanym - rozumie się przez to projekt prowadzący do zaspokojenia potrzeb mieszkańców więcej niż jednego osiedla,
6. organizacjach pozarządowych – rozumie się podmioty wymienione w art. 3 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o pożytku publicznym i wolontariacie (Dz.U.2010. Nr 234. poz. 1536 z późn. zm.).
7. edycja VI, OBO 2019  - należy rozumieć procedurę, która jest przeprowadzana w 2018 roku, a jej efekty realizowane w 2019 roku.

§2. Zespół Koordynujący

W celu prawidłowego wdrażania Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego Prezydent Olsztyna powołuje Zespół Koordynujący.

1. Zadaniem Zespołu Koordynującego jest dbanie o prawidłowy przebieg konsultacji społecznych, zgodny z niniejszymi Zasadami, w tym w szczególności:
   • nadzór nad harmonogramem OBO 2019,
   • nadzór nad prawidłowym powoływaniem zespołów i grup roboczych uczestniczących w procesie OBO 2019,
   • nadzór nad prawidłowym przebiegiem głosowania OBO 2019,
   • udział w promowaniu idei OBO 2019,
   • analiza i zatwierdzenie  weryfikacji formalnej i merytorycznej wniosków do OBO 2019,
   • rozpatrywanie odwołań od negatywnej weryfikacji wniosków,
   • zatwierdzenie listy wniosków do głosowania w formie decyzji,
   • przyjęcie projektu karty do głosowania,
   • zatwierdzenie wyników z głosowania i przekazanie ich do Biura Komunikacji
     i Dialogu Obywatelskiego celem opublikowania,
   • przedstawiciele Zespołu Koordynującego uczestniczą w kampanii informacyjno – edukacyjnej OBO 2019.
2. W skład Zespołu Koordynującego wchodzi:
   • trzech przedstawicieli Prezydenta,
   • trzech mieszkańców Olsztyna wybranych w drodze losowania spośród nieograniczonej liczby zgłoszonych kandydatów i kandydatek (niebędących radnymi miejskimi lub osiedlowymi, a także pracownikami Urzędu Miasta Olsztyna),
   • trzech radnych Rady Miasta Olsztyna,
   • trzech przedstawicieli organizacji pozarządowych,
   • trzech przedstawicieli rad osiedlowych.
3. Wyboru przedstawicieli Rady Miasta Olsztyna dokonuje prezydium Rady Miasta w drodze losowania, spośród zgłoszonych kandydatów.
4. Wyboru przedstawicieli Rad Osiedlowych dokonuje się w drodze głosowania na ogólnym zebraniu przewodniczących Rad Osiedlowych.
5. Wyboru przedstawicieli organizacji pozarządowych dokonuje Prezydent Olsztyna w drodze losowania przy udziale przedstawicieli Rady Organizacji Pozarządowych Olsztyna. Prezydent Olsztyna nie później niż 3 dni przed terminem losowania przedstawicieli NGO zawiadamia ROPMO o miejscu i terminie przeprowadzenia losowania, w celu umożliwienia uczestniczenia przedstawicielowi ROPMO w losowaniu. Brak przedstawiciela ROPMO nie wstrzymuje procedury losowania przedstawicieli NGO.
6. Wyboru przedstawicieli mieszkańców Olsztyna dokonuje w drodze losowania komisja powołana przez Prezydenta Olsztyna spośród nieograniczonej liczby zgłoszonych kandydatur.
7. Protokoły z przeprowadzonych losowań upublicznia się na stronie internetowej.
8. Pierwsze posiedzenie Zespołu zwołuje Prezydent Olsztyna.
9. Zespół na pierwszym posiedzeniu wybiera ze swojego składu przewodniczącego oraz wiceprzewodniczącego zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej 1 osoby z każdej grupy. Uwzględniając reprezentatywność grup przewodniczący oraz wiceprzewodniczący nie mogą być z tej samej grupy.
10. Do zadań Przewodniczącego Zespołu należy:
    • kierowanie pracą Zespołu,
    • ustalanie terminów posiedzeń Zespołu.
11. Członkowie Zespołu Koordynującego wykonują swoją pracę nieodpłatnie.
12. Decyzje Zespołu Koordynującego, podejmowane są w formie głosowania i zapadają zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej 1 osoby z każdej grupy. W przypadku równej liczby głosów, decyduje głos przewodniczącego.
13. W sprawach nieuregulowanych niniejszymi Zasadami decyzje podejmuje Zespół Koordynujący VI edycji Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego.

§3. Obsługa techniczna

Obsługę organizacyjną i techniczną pracy Zespołu wraz z obsługą dokumentów zapewnia Biuro Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego.

1. Do zadań Biura Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego należy m.in :
   • koordynacja akcji informacyjno – edukacyjnej edycji OBO 2019,
   • upublicznianie protokołów z posiedzeń Zespołu po zatwierdzeniu, na stronie internetowej,
   • upublicznianie wyników weryfikacji projektów na stronie internetowej,
   • upublicznianie wyników głosowania na stronie internetowej.

§4. Zespół Opiniujący

W celu prawidłowej realizacji Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego w zakresie weryfikacji merytorycznej zgłoszonych zadań, Prezydent Olsztyna powołuje Zespół Opiniujący.

1. Zadaniem Zespołu Opiniującego jest ocena merytoryczna złożonych w VI edycji OBO wniosków, w tym w szczególności:
   • zgodności zadania z prawem,
   • czy zadanie wpisuje się w zadania gminy,
   • położenia zadania na gruntach gminy,
   • zgodności z planami zagospodarowania przestrzennego i dokumentami planistycznymi,
   • kosztu planowanych działań,
   • związku z już realizowanymi lub planowanymi projektami gminy Olsztyn,
   • czasu realizacji proponowanego zadania,
   • ewentualnych kosztów generowanych przez projekt w latach następnych.
2. W skład Zespołu Opiniującego wchodzi:
   • Przedstawiciel Zarządu Dróg Zieleni i Transportu w Olsztynie,
   • Przedstawiciel Wydziału Inwestycji Miejskich,
   • Przedstawiciel Wydziału Urbanistyki i Architektury,
   • Przedstawiciel Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami,
   • Przedstawiciel Wydziału Środowiska,
   • Przedstawiciel Ośrodka Sportu i Rekreacji,
   • Ogrodnik Miejski,
   • Przedstawiciel Biura Promocji i Turystyki,
   • Przedstawiciel Biura Sportu,
   • Przedstawiciel Wydziału Kultury i Ochrony Zabytków,
   • Przedstawiciel Biura Wystaw Artystycznych,
   • Przedstawiciel Miejskiego Ośrodka Kultury,
   • Przedstawiciel Zakładu Lokali i Budynków Komunalnych,
   • Przedstawiciel Biura ds. Obsługi Prawnej.
3. Zespół Opiniujący potwierdza ocenę merytoryczną poprzez wypełnienie Karty Oceny Wniosku.
4. Zespół Opiniujący w uzasadnionych przypadkach zasięga opinii innych komórek i jednostek.

§5. Zgłaszanie  projektów

Propozycje projektu do zrealizowania w ramach budżetu obywatelskiego może zgłosić każdy mieszkaniec Olsztyna, który ukończył 15 rok życia lub organizacja pozarządowa mająca siedzibę na terenie Olsztyna.

1. Projekty mogą dotyczyć wszystkich spraw, które mieszczą się w katalogu zadań własnych
   i zleconych gminy, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013r. Poz. 594 z późn. zm.).
2. Projekty realizowane w ramach Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego muszą spełnić kryterium ogólnodostępności, czyli umożliwiać korzystanie z efektu realizacji wszystkim mieszkańcom.
3. W ramach Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego nie mogą zostać zrealizowane projekty:
   • zlokalizowane na terenie obiektów przeznaczonych na szkoły i placówki oświatowe, o których mowa w Ustawie  o systemie oświaty,
   • zlokalizowane w obrębie budynków będących własnością miasta, w których prowadzona jest działalność komercyjna,
   • polegające jedynie na wykonaniu dokumentacji technicznej,
   • będące etapem, częścią większej całości,
   • przekraczające limit środków przeznaczonych na realizację zadań/projektów zintegrowanych lub osiedlowych w danym roku, określone w Zarządzeniu Prezydenta dotyczącym konsultacji społecznych pod nazwą - Olsztyński Budżet Obywatelski 2019.
4. Zgłaszanie projektów odbywa się:
   • on-line poprzez stronę internetową www.glosujobo.olsztyn.eu, stworzoną specjalnie w tym celu,
   • poprzez prawidłowe wypełnienie formularza w formie papierowej, dostępnego do pobrania na stronie internetowej www.glosujobo.olsztyn.eu i złożenie go w miejscu wyznaczonym do składania wniosków
5. Wnioskodawca, może wykorzystywać logo Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego do celów promocyjnych, zgodnie z księgą znaku znajdującą się na miejskim portalu www.olsztyn.eu. Używanie logo nie może godzić w dobre obyczaje, prestiż i interes Miasta Olsztyna.
6. W przypadku używania logo Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego niezgodnie z przepisami prawa oraz w sprzeczności z wytycznymi zawartymi w niniejszych Zasadach, możliwość wykorzystywania logo, może zostać odebrana.

§6. Weryfikacja zgłoszonych projektów

1. Weryfikacji formalnej zgłoszonych projektów dokonuje Zespół Koordynujący. Weryfikacji formalnej podlega:
   
   • złożenie projektu w terminie określonym w Załączniku nr 2 do Zarządzenia Prezydenta nr 91 z dnia 9 marca 2018 r.
   • złożenie projektu zgodnie ze wzorem formularza, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Zarządzenia Prezydenta nr 91 z dnia 9 marca 2018 r.
   • potwierdzenie wniosku 10 podpisami mieszkańców Olsztyna (nie podlega odwołaniu),
   • prawidłowe wypełnienie wszystkich pól formularza wniosku,
   • prawidłowe określenie zasięgu oddziaływania projektu – osiedlowy/zintegrowany.
2. Weryfikacji merytorycznej dokonuje Zespół Opiniujący; Weryfikacji merytorycznej podlega
   w szczególności:
   • koszt całkowity zadania przedstawionego we wniosku wraz z wszystkimi elementami składowymi,
   • zgodność zadania z planami zagospodarowania przestrzennego i innymi dokumentami      planistycznymi,
   • lokalizacja zadania (zawartego we wniosku) na gruntach gminnych, lub złożenie projektu wraz ze zgodą właściciela terenu, nienależącego do gminy o ile to nie stoi w sprzeczności z innymi przepisami,
   • realizacja zadania (zawartego we wniosku) na rzecz mieszkańców Gminy Olsztyn,
   • czas realizacji możliwy do wykonania w ciągu jednego roku (z możliwością przedłużenia do sześciu     miesięcy),
   • ewentualny koszty generowany przez zadanie w latach następnych,
   • zgodność zadania (zawartego we wniosku) z katalogiem zadań własnych gminy,
3. Ocena formalna i merytoryczna odbywa się za pomocą Karty Oceny Wniosku.
4. Odrzucone zostaną wnioski zawierające projekty inwestycji zaplanowanych wcześniej przez gminę Olsztyn oraz generujące wysokie koszty utrzymania w latach następnych.
5. W przypadku, gdy złożony formularz wniosku jest niekompletny lub wymaga poprawek, Biuro Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego, w terminie 7 dni od dokonania oceny formalnej  informuje wnioskodawcę o konieczności uzupełnienia lub modyfikacji wniosku (z uwzględnieniem par. 6, pkt 2, litera c).
6. Wnioski, które nie zostały uzupełnione w terminie 7 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy pozostawia się bez rozpatrzenia.
7. Wnioskodawcy, którego wniosek został negatywnie zweryfikowany podczas oceny merytorycznej, przysługuje prawo odwołania się do Zespołu Koordynującego w terminie 7 dni od powiadomienia wnioskodawcy o negatywnej weryfikacji wniosku wraz z uzasadnieniem.
8. Zespół Koordynujący rozpatruje odwołanie i w uzasadnionych przypadkach kieruje do ponownej oceny do Zespołu Opiniującego. W przypadku ponownej negatywnej weryfikacji, wnioskodawcy nie przysługuje ponowne odwołanie.
9. Lista zweryfikowanych projektów przedstawiana jest Zespołowi Koordynującemu w celu zatwierdzenia.
10.  W treść zgłoszonego projektu, może za zgodą wnioskodawców ingerować Zespół Opiniujący przed ogłoszeniem listy projektów poddanych pod głosowanie.
11. W przypadku zgłoszenia dwóch lub więcej projektów dotyczących tego samego zadania Przewodniczący Zespołu Koordynującego informuje o tym wnioskodawców za pośrednictwem Biura Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego, w celu umożliwienia połączenia ich w jeden projekt.
12. Pozytywnie zweryfikowane projekty oraz projekty negatywnie zweryfikowane wraz z uzasadnieniem publikowane są na stronie internetowej służącej do obsługi składania wniosków i głosowania w Olsztyńskim Budżecie Obywatelskim - www.glosujobo.olsztyn.eu.

§7. Spotkania z mieszkańcami

Publiczne dyskusje są częścią kampanii informacyjno-edukacyjnej, mającej na celu podniesienie świadomości w zakresie zaspokajania wspólnych potrzeb.

1. Dyskusje przeprowadza się w sposób dowolny, przed lub w trakcie okresu składania wniosków.
2. Spotkania mogą być organizowane przez wnioskodawców, którzy zgłosili własne projekty.
3. Celem spotkań po weryfikacji projektów jest prezentacja wniosków oraz dyskusja nad nimi.

§8. Wybór projektów

Wyboru projektów do realizacji dokonują mieszkańcy Olsztyna, którzy ukończyli 15 rok życia.
Projekty do realizacji wybiera się poprzez głosowanie bezpośrednie.
Głosujący mieszkaniec Olsztyna potwierdza swoją tożsamość podając nr PESEL, fakt zamieszkania
w Olsztynie poprzez podpisanie oświadczenia (na kartach do głosowania). Ważność głosu elektronicznego potwierdzana jest za pomocą specjalnego kodu SMS.

1. Głosujący mieszkaniec Olsztyna może zagłosować jeden raz na jeden projekt zintegrowany i na jeden projekt osiedlowy.
2. Podczas głosowania udostępnione zostaną pełne opisy wszystkich projektów.
3. Głosowanie odbywa się drogą elektroniczną na stworzonej na potrzeby Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego stronie internetowej www.glosujobo.olsztyn.eu lub poprzez złożenie prawidłowo wypełnionej karty do głosowania w wyznaczonych do głosowania miejscach.
4. Karty do głosowania będzie można pobrać ze strony internetowej, każdy głosujący drukuje je samodzielnie.
5. Na czas głosowania udostępnione zostaną punkty z dostępem do Internetu i punkty do głosowania za pomocą kart. Adresy punktów będą udostępnione na stronie internetowej.
6. Obliczanie wyniku głosowania polega na zsumowaniu głosów oddanych na każdy z projektów. Nad prawidłowością liczenia głosów czuwa Zespół Koordynujący.
7. Informacja o wynikach głosowania podana zostanie do publicznej wiadomości na stronie internetowej.

§9. Rozstrzygnięcia końcowe

1. W wypadku, gdy koszt projektu osiedlowego, który uzyskał największą liczbę głosów nie wyczerpuje limitu środków na rok bieżący, do realizacji skierowane zostaną następne w kolejności ilości przyznanych głosów projekty, mieszczące się w limicie pozostałych środków.
2. Jeżeli wartość kolejnego, zakwalifikowanego do realizacji projektu z puli projektów zintegrowanych przekracza wysokość środków pozostałych do rozdysponowania, środki te przesuwa się na dofinansowanie projektów osiedlowych, które uzyskały największą liczbę głosów i nie zakwalifikowały się do realizacji w głosowaniach osiedlowych.
3. W przypadku projektów, które uzyskały równą liczbę głosów rozstrzygnięcie nastąpi w drodze losowania.