§ 1. Zasady

Ilekroć w niniejszych Zasadach mowa jest o:

1. Olsztyńskim Budżecie Obywatelskim – należy przez to rozumieć proces konsultacji społecznych mających na celu włączenie mieszkańców/mieszkanki w decydowanie o wydatkowaniu określonej części budżetu Miasta Olsztyna na zadania możliwe do zrealizowania w ciągu jednego roku i wskazane przez mieszkańców/mieszkanki w trybie niniejszych Zasad,
2. mieszkańcu/mieszkance Olsztyna – rozumie się przez to każdą osobę, która zamieszkuje na terenie miasta Olsztyna,
3. katalogu zadań własnych i zleconych gminy i powiatu – rozumie się przez to zadania wymienione w art. 7 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz.U. z 2013r. Poz. 594 z późn. zm.) oraz w art. 4 ustawy z dnia 5. czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2013r. poz. 595 z późn. zm.),
4. projekcie osiedlowym – rozumie się przez to projekt prowadzący do zaspokojenia potrzeb mieszkańców danego osiedla,
5. projekcie zintegrowanym - rozumie się przez to projekt prowadzący do zaspokojenia potrzeb mieszkańców więcej niż jednego osiedla,
6. organizacjach pozarządowych – rozumie się podmioty wymienione w art. 3 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o pożytku publicznym i wolontariacie ( Dz.U.2010. Nr 234. poz. 1536 z późn. zm.).

§ 2. Zespół Koordynujący

W celu prawidłowego wdrażania Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego Prezydent Olsztyna powołuje Zespół Koordynujący.

1. Zadaniem Zespołu Koordynującego jest dbanie o prawidłowy przebieg konsultacji społecznych, zgodny z niniejszymi Zasadami, w tym w szczególności:
   • nadzór nad harmonogramem OBO 2018,
   • nadzór nad prawidłowym powoływaniem zespołów i grup roboczych uczestniczących w procesie OBO 2018,
   • nadzór nad prawidłowym przebiegiem głosowania OBO 2018,
   • udział w promowaniu idei OBO 2018,
   • analiza i zatwierdzenie  weryfikacji formalnej i merytorycznej wniosków do OBO 2018,
   • rozpatrywanie odwołań od negatywnej weryfikacji wniosków,
   • przyjęcie projektu karty do głosowania, w formie decyzji,
   • zatwierdzenie listy wniosków do głosowania w formie decyzji,
   • zatwierdzenie wyników z głosowania, w formie decyzji i przekazanie ich do Biura Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego celem opublikowania,
   • przedstawiciele Zespołu Koordynującego uczestniczą w kampanii informacyjno – edukacyjnej OBO 2018.
2. W skład Zespołu Koordynującego wchodzi:
   • trzech przedstawicieli Prezydenta,
   • trzech mieszkańców Olsztyna wybranych w drodze losowania spośród nieograniczonej liczby zgłoszonych kandydatów i kandydatek (niebędących radnymi miejskimi lub osiedlowymi, a także pracownikami Urzędu Miasta Olsztyna),
   • trzech radnych Rady Miasta Olsztyna,
   • trzech przedstawicieli organizacji pozarządowych,
   • przedstawiciel Rady Partycypacyjnej.
3. Losowanie radnych Rady Miasta Olsztyna przeprowadza prezydium Rady Miasta.
4. Losowanie przedstawicieli organizacji pozarządowych przeprowadza Prezydent Miasta Olsztyna przy udziale przedstawicieli Rady Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna.
5. Losowanie przedstawicieli/lek mieszkańców Olsztyna przeprowadza komisja powołana przez Prezydenta Olsztyna.
6. Z przeprowadzonych losowań sporządza się protokoły, które upublicznia się na stronie internetowej.
7. Pierwsze posiedzenie Zespołu zwołuje Prezydent Olsztyna.
8. Zespół na pierwszym posiedzeniu wybiera ze swojego składu przewodniczącego/przewodniczącą oraz wiceprzewodniczącego/wiceprzewodniczącą zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej 1 osoby z każdej grupy. Uwzględniając reprezentatywność grup przewodniczący/ąca oraz wiceprzewodniczący/ca nie mogą być z tej samej grupy.
9. Do zadań Przewodniczącego/Przewodniczącej Zespołu należy:
   • kierowanie pracą Zespołu,
   • ustalenie terminów posiedzeń Zespołu.
10. Członkowie i członkinie Zespołu Koordynującego wykonują swoją pracę nieodpłatnie.
11. Decyzje Zespołu Koordynującego, podejmowane są w formie głosowania i zapadają zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej 1 osoby z każdej grupy. W przypadku równej liczby głosów, decyduje głos Przewodniczącego/Przewodniczącej.
12. Zespół Koordynujący podejmuje decyzje dotyczące V edycji Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego w sprawach nieujętych w niniejszych Zasadach.

 § 3. Obsługa techniczna

Obsługę organizacyjną i techniczną pracy Zespołu wraz z obsługą dokumentów zapewnia Biuro Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego.

1. Do zadań Biura Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego należy m.in:
   • koordynacja akcji informacyjno – edukacyjnej edycji OBO 2018,
   • upublicznianie protokołów z posiedzeń Zespołu po zatwierdzeniu, na stronie internetowej,
   • upublicznianie wyników weryfikacji projektów na stronie internetowej,
   • upublicznianie wyników głosowania na stronie internetowej.

§ 4. Rada Partycypacyjna

W celu wsparcia i promocji Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego powołuje się Radę Partycypacyjną. Radę Partycypacyjną tworzą przedstawiciele olsztyńskich osiedli.

1. Przedstawicieli zgłaszają przewodniczący poszczególnych olsztyńskich osiedli.
2. Do zadań Rady należy w szczególności:
   • Wspieranie procesu przeprowadzania budżetu partycypacyjnego, w szczególności poprzez działania konsultacyjno-doradcze oraz reprezentacyjne.
   • Inicjowanie spotkań deliberacyjnych w osiedlach.
   • Udział w kampanii edukacyjno – informacyjnej.
   • Zorganizowanie punktów do głosowania w siedzibach rad osiedli.
   • Udział w pracach nad weryfikacją formalną i merytoryczną wniosków do głosowania.
   • Konsultowanie i opiniowanie realizacji procesu budżetu partycypacyjnego na każdym jego etapie.
   • Udział w ewaluacji procesu budżetu obywatelskiego.
   • Opiniowanie wyników ewaluacji i monitoringu procesu budżetu partycypacyjnego.
   • Podejmowanie działań zmierzających do rozwoju budżetu partycypacyjnego.
   • Opieka nad projektami złożonymi do realizacji aż do czasu ich wykonania.
3. Rada, w składzie powołanym przez Prezydenta Miasta Olsztyna działa do 31 grudnia 2017 roku.

§ 5. Zgłaszanie projektów

Propozycje projektu do zrealizowania w ramach budżetu obywatelskiego może zgłosić każdy mieszkaniec/mieszkanka Olsztyna, który ukończył 13 rok życia lub organizacja pozarządowa posiadająca siedzibę na terenie Olsztyna.

1. Projekty mogą dotyczyć wszystkich spraw, które mieszczą się w katalogu zadań własnych
   i zleconych gminy i powiatu.
2. Projekty realizowane w ramach Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego muszą spełnić kryterium ogólnodostępności, czyli umożliwiać korzystanie z efektu realizacji wszystkim mieszkańcom.
3. W ramach Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego nie mogą zostać zrealizowane projekty:
   • zlokalizowane na terenie obiektów przeznaczonych na szkoły i placówki oświatowe, o których mowa w Ustawie  o systemie oświaty,
   • zlokalizowane w obrębie budynków będących własnością miasta, w których prowadzona jest działalność komercyjna,
   • polegające jedynie na wykonaniu dokumentacji technicznej.
4. Zgłaszanie projektów odbywa się:
   • drogą elektroniczną poprzez stronę internetową stworzoną specjalnie w tym celu - www.glosujobo.olsztyn.eu,
   • poprzez wypełnienie formularza w formie papierowej, dostępnego na stronie internetowej i złożenie go w miejscu wyznaczonym do składania wniosków.
5. Zgłaszający mogą skorzystać z pomocy punktów informacyjno-konsultacyjnych organizowanych przez Urząd Miasta Olsztyna.
6. Złożony projekt nie może przekraczać limitu środków przeznaczonych na realizację zadań w danym roku.

 § 6. Weryfikacja zgłoszonych projektów

Weryfikacji formalnej zgłoszonych projektów dokonuje zespół roboczy, złożony z przedstawicieli właściwych jednostek Urzędu Miasta Olsztyna z udziałem przedstawicieli Zespołu Koordynującego oraz Rady Partycypacyjnej.

1. Weryfikacji formalnej podlega:
   • złożenie projektu w terminie określonym w Załączniku nr 2 do Zarządzenia Prezydenta nr 86 z dn. 20 marca 2017 r.
   • złożenie projektu zgodnie ze wzorem formularza, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Zarządzenia Prezydenta nr 86 z dn. 20 marca 2017 r.
   • potwierdzenie wniosku 10 podpisami mieszkańców/mieszkanek Olsztyna,
   • prawidłowe wypełnienie formularza wniosku,
   • prawidłowe określenie zasięgu oddziaływania projektu – osiedlowy/zintegrowany.
2. Weryfikacji merytorycznej podlega:
   • koszt projektu przedstawionego we wniosku,
   • zgodność projektu z planami zagospodarowania przestrzennego i dokumentami planistycznymi,
   • położenie projektu (zawartego we wniosku) na gruntach gminnych,
   • realizacja projektu (zawartego we wniosku) na rzecz mieszkańców Gminy Olsztyn,
   • czas realizacji możliwy do wykonania w ciągu jednego roku,
   • ewentualne koszty generowane przez projekt w latach następnych,
   • zgodność projektu (zawartego we wniosku) z katalogiem zadań własnych gminy.
3. Odrzucone zostaną wnioski zawierające projekty inwestycji zaplanowanych wcześniej przez gminę Olsztyn oraz generujące wysokie koszty utrzymania w latach następnych.
4. W przypadku, gdy złożony formularz wniosku jest niekompletny lub wymaga wniesienia uzupełnień lub poprawek, Biuro Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego, w terminie 7 dni od dokonania oceny formalnej informuje wnioskodawcę o konieczności uzupełnienia lub modyfikacji wniosku.
5. Wnioski, które nie zostały uzupełnione w terminie 7 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy pozostawia się bez rozpatrzenia.
6. Wnioskodawcy, którego wniosek został negatywnie zweryfikowany, przysługuje prawo odwołania się do Zespołu Koordynującego w terminie 7 dni od powiadomienia wnioskodawcy o negatywnej weryfikacji wniosku wraz z uzasadnieniem odrzucenia.
7. Lista zweryfikowanych projektów przedstawiana jest Zespołowi Koordynującemu w celu zatwierdzenia.
8. W przypadku przyjęcia wniosku, którego częściowa realizacja przebiega na terenie nie należącym do gminy decyzję o zatwierdzeniu podejmuje Zespół Koordynujący w oparciu o zgodę właściciela terenu
9. W zakres zgłoszonego projektu, w tym zmiany dotyczące propozycji lokalizacji lub łączenia zadań może, za zgodą wnioskodawców, ingerować zespół roboczy złożony z przedstawicieli właściwych jednostek Urzędu Miasta Olsztyna za zgodą autorów projektów przed ogłoszeniem listy projektów poddanych pod głosowanie.
10. W przypadku zgłoszenia dwóch lub więcej projektów dotyczących tego samego zadania Przewodniczący/Przewodnicząca Zespołu Koordynującego informuje o tym wnioskodawców za pośrednictwem Biura Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego, w celu umożliwienia połączenia ich w jeden projekt.
11. Pozytywnie zweryfikowane projekty oraz projekty negatywnie zweryfikowane wraz z uzasadnieniem publikowane są na stronie internetowej służącej do obsługi składania wniosków i głosowania w Olsztyńskim Budżecie Obywatelskim

§ 7. Spotkania z mieszkańcami/mieszkankami

Publiczne dyskusje są częścią akcji informacyjno-edukacyjnej, mającej na celu podniesienie świadomości w zakresie zaspokajania wspólnych potrzeb. Dyskusje przeprowadza się przy współpracy Rady Partycypacyjnej przed lub w trakcie składania wniosków.

1. Po zakończonym procesie weryfikacji wniosków projekty zostaną przedstawione mieszkańcom poszczególnych osiedli na kolejnych spotkaniach. W czasie spotkań należy umożliwić przedstawianie wniosków przez samych wnioskodawców.
2. Celem spotkań po weryfikacji projektów jest prezentacja wniosków oraz dyskusja nad nimi.
3. Spotkania mogą być organizowane również przez wnioskodawców, którzy zgłosili własne projekty.

§ 8. Wybór projektów

Wyboru projektu do realizacji  dokonują mieszkańcy i mieszkanki, którzy ukończyli 15 rok życia.

1. Projekty do realizacji wybiera się poprzez głosowanie.
2. Głosujący może zagłosować na jeden projekt zintegrowany i na jeden projekt osiedlowy.
3. Podczas głosowania udostępnione zostaną pełne opisy wszystkich projektów.
4. Głosowanie odbywa się drogą elektroniczną na stworzonej na potrzeby Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego stronie internetowej lub poprzez wypełnione karty do głosowania.
5. Karty do głosowania  będzie można pobrać ze strony internetowej, każdy głosujący drukuje je samodzielnie.
6. Na czas głosowania udostępnione zostaną punkty z dostępem do Internetu i na terenie każdego osiedla punkty do głosowania za pomocą kart. Lista punktów oraz terminy głosowania będą udostępnione na stronie internetowej.
7. Obliczanie wyniku głosowania polega na zsumowaniu głosów oddanych na każdy z projektów. Nad prawidłowością liczenia głosów czuwa Zespół Koordynujący oraz Rada Partycypacyjna.
8. Informacja o wynikach głosowania podana zostanie na stronie internetowej.

§ 9. Rozstrzygnięcia końcowe

1. W wypadku, gdy koszt projektu osiedlowego, który uzyskał największą liczbę głosów nie wyczerpuje limitu środków na rok bieżący, do realizacji skierowane zostaną następne w kolejności ilości przyznanych głosów projekty, mieszczące się w limicie pozostałych środków.
2. Jeżeli wartość kolejnego, zakwalifikowanego do realizacji projektu z puli projektów zintegrowanych przekracza wysokość środków pozostałych do rozdysponowania, środki te przesuwa się na dofinansowanie projektów osiedlowych, które uzyskały największą liczbę głosów i nie zakwalifikowały się do realizacji w głosowaniach osiedlowych. W przypadku projektów, które uzyskały równą liczbę głosów rozstrzygnięcie nastąpi w drodze losowania.